Mengajukan dan menyetujui klaim biaya
Pengeluaran pribadi karyawan untuk perusahaan diganti, dan bebannya tercatat di pembukuan.
Sebelum mulai
- Kategori pengeluaran sudah disiapkan, lihat tutorial Menyiapkan kategori pengeluaran.
- Alur persetujuan untuk klaim biaya. Tanpa alur, perusahaan baru memakai alur cadangan yang menyetujui otomatis, lihat tutorial Mengatur alur persetujuan.
- Foto atau PDF kuitansi pengeluaran.
Langkah
Langkah 1: Buat klaim baru
Di Beranda, pada bagian Keperluan saya, pilih Klaim biaya lalu klik Klaim baru.
Screenshot menyusul
Halaman Klaim biaya milik karyawan dengan tombol Klaim baru.
Langkah 2: Isi keperluan dan tanggal
Isi Keperluan, misalnya Kunjungan ke pemasok, dan Tanggal pengeluaran.
Screenshot menyusul
Bagian Untuk keperluan apa dengan Keperluan dan Tanggal pengeluaran.
Langkah 3: Tambahkan rincian pengeluaran
Di Rincian pengeluaran, isi Deskripsi, pilih Kategori pengeluaran, dan isi Nominal · IDR. Klik Tambah item pengeluaran untuk baris berikutnya.
Screenshot menyusul
Rincian pengeluaran dengan deskripsi, kategori, dan nominal per baris.
Langkah 4: Lampirkan bukti dan kirim
Di Bukti pengeluaran, klik Tambah bukti dan unggah kuitansinya. Tambahkan catatan untuk penyetuju bila perlu, lalu klik Kirim klaim.
Screenshot menyusul
Bagian Bukti pengeluaran dan tombol Kirim klaim.
Langkah 5: Penyetuju menyetujui klaim
Penyetuju membuka klaim dari Perlu Anda setujui di halaman Klaim biaya, atau dari Tinjau persetujuan di halaman Pengeluaran karyawan. Periksa rincian dan kuitansi, lalu klik Setujui klaim atau Tolak.
Screenshot menyusul
Rincian klaim untuk penyetuju dengan tombol Setujui klaim dan Tolak.
Langkah 6: Keuangan membayar penggantiannya
Klaim yang disetujui masuk ke Keuangan › Jadwal Pembayaran dengan sumber Penggantian biaya. Jadwalkan pembayarannya, lalu tandai sudah dibayar setelah transfer, lihat tutorial Menjadwalkan dan membayar.
Screenshot menyusul
Klaim biaya yang sudah disetujui di tab Mendatang Jadwal Pembayaran.
Setelah selesai
- Setelah persetujuan terakhir, Finday membukukan beban sesuai kategori dan utang penggantian kepada karyawan.
- Klaim masuk ke Jadwal Pembayaran dengan sumber Penggantian biaya. Setelah ditandai sudah dibayar, statusnya menjadi Dibayar.
- Karyawan bisa memantau status persetujuan dan pembayaran di rincian klaim.
Masalah yang sering muncul
Muncul pesan untuk melengkapi setiap deskripsi
Setiap baris rincian pengeluaran wajib punya deskripsi, kategori, dan nominal rupiah bulat lebih dari nol.
Klaim ditolak
Klaim yang ditolak tidak dilanjutkan. Tanyakan alasannya ke penyetuju, lalu ajukan klaim baru.
Muncul pesan posting akuntansi perlu ditindaklanjuti
Persetujuan sudah tersimpan tetapi jurnalnya belum terbentuk. Jangan setujui ulang. Minta tim keuangan memeriksa akun beban kategorinya.
Masih ada yang belum jelas?
Tanyakan lewat WhatsApp. Tim Finday membalas di jam kerja dan bisa memandu langsung di akun Anda.